In 2008 is binnen de gemeente Amsterdam het shared service center Servicehuis Personeel opgericht. Doel hierbij was om de uiteenlopende HR-processen te stroomlijnen, de kwaliteit van de dienstverlening richting alle betrokkenen te verbeteren en een efficiëntieslag te maken om processen sneller te laten verlopen met minder tussenliggende schakels.

Voor de stroomlijning van het proces van werving en selectie bij de circa 45 deelorganisaties selecteerde de gemeente Amsterdam de Jobsrepublic E--Recruiter. Vanwege haar specialisme op het gebied van werving, selectie en arbeidsmobiliteit binnen de (decentrale) overheid bleek Jobsrepublic in staat om een toepassing te bieden die volledig aansluit bij de cultuur, structuren en processen van een complexe overheidsorganisatie.

Een ander belangrijk aspect dat de propositie van Jobsrepublic uniek maakte was de focus op procesondersteuning van lijnmanagement en selectiecommissies. Deze maakt het mogelijk om de direct belanghebbenden binnen het selectieproces volledige controle te bieden, terwijl de centrale HR primair faciliterend is en de processen zorgvuldig kan begeleiden en ondersteunen.

Voor de gemeente Amsterdam implementeerde Jobsrepublic het vacaturemanagement en sollicitantvolgsysteem E-Recruiter. Dit volledig webbased systeem stelt alle factoren binnen het proces in staat om op het juiste moment toegang te geven tot de benodigde informatie met een duidelijke signalering van de taken die van hen verlangd worden.

Accordering
Leidinggevenden worden in staat gesteld om een vacature te melden, die vervolgens door het Sevicehuis Personeel wordt opgemaakt, gecontroleerd en waar nodig aangevuld. Vervolgens volgt een accorderingsstap, waarbij de leidinggevende de vacature op alle aspecten kan controleren, wijzigen en goedkeuren, waarna de interne, gemeentebrede en externe publicatie door het systeem wordt afgehandeld.

Voor Amsterdam richtte Jobsrepublic het systeem zodanig in dat voor ieder publicatiestadium een separaat selectieproces wordt ondersteund. Zodoende kan eerst het interne proces worden afgehandeld, vervolgens de selectie rondom gemeentebrede sollicitanten en indien hier geen geschikte kandidaat uit rolt, de selectie van externe sollicitanten.

Betrokkenheid
De leidinggevende die verantwoordelijk is voor de vacature wordt via het systeem bij iedere selectieronde betrokken, evenals de selectiecommissie voor de betreffende vacature. De centrale HR afdeling zorgt op basis van de terugkoppeling uit de deelorganisaties voor de (batchgewijze) afwijzing of uitnodiging van kandidaten. Daarnaast kunnen kandidaten tijdelijk in reserve worden gehouden of in de kandidatenportefeuille worden geplaatst, waarbij de bevestiging hiervan door de HR afdeling wordt afgehandeld. Het proces wordt vervolgens tot aan aanname van de geselecteerde kandida(a)t(en) ondersteund.

Toekomst
Vanwege de complexiteit van de organisatie en de vele honderden betrokkenen heeft de gemeente Amsterdam en er voor gekozen om in eerste instantie de basis van het werving- en selectieproces te ondersteunen. Na succesvolle integratie zullen de mogelijkheden die Jobsrepublic biedt op het gebied van matching met kandidatenbanken en aansluiting met de gemeentelijke mobiliteitsprocessen in overweging worden genomen.