Gemeente Amsterdam stroomlijnt werving- en selectieproces
In 2008 is binnen de gemeente Amsterdam het shared service center Servicehuis Personeel opgericht. Het streven was om werving en selectie van personeel beter te stroomlijnen en een efficiëntieslag te maken bij maar liefst 45 deelorganisaties. Jobsrepublic bleek in staat om met zijn systeem E-Recruiter een toepassing te bieden die volledig aansluit bij de cultuur, structuren en processen van een complexe overheidsorganisatie.
De gemeente selecteerde de Jobsrepublic E-Recruiter vanwege haar specialisme op gebied van werving, selectie en arbeidsmobiliteit binnen de decentrale overheid. Het systeem verbetert de kwaliteit van de dienstverlening richting alle betrokkenen en laat processen sneller verlopen met minder tussenliggende schakels.
Voor de gemeente Amsterdam implementeerde Jobsrepublic het vacaturemanagement en sollicitantvolgsysteem E-Recruiter dat bijzonder efficiënt werkt. Dit volledig webbased systeem geeft alle partijen binnen het proces op het juiste moment toegang tot de benodigde informatie en signaleert de taken die van hen verlangd worden.
Een ander belangrijk aspect dat de propositie van Jobsrepublic uniek maakte, was de focus op procesondersteuning van lijnmanagement en selectiecommissies. Deze maakt het mogelijk om de direct belanghebbenden binnen het selectieproces volledige controle te bieden, terwijl de centrale HR primair faciliterend is en de processen zorgvuldig kan begeleiden en ondersteunen.
Accordering
Leidinggevenden melden een vacature, die vervolgens door het Sevicehuis Personeel wordt opgemaakt, gecontroleerd en waar nodig aangevuld. Vervolgens volgt een accorderingsstap, waarbij de leidinggevende de vacature op alle aspecten kan controleren, wijzigen en goedkeuren, waarna de interne, gemeentebrede en externe publicatie door het systeem wordt afgehandeld.
Voor Amsterdam richtte Jobsrepublic het systeem zodanig in dat voor ieder publicatiestadium een separaat selectieproces wordt ondersteund. Eerst vindt interne selectie plaats, vervolgens de selectie rondom gemeentebrede sollicitanten en indien hier geen geschikte kandidaat uit rolt, volgt de selectie van externe sollicitanten.
Met het vacaturemanagement en sollicitantvolgsysteem hebben alle partijen binnen het proces op het juiste moment toegang tot de benodigde informatie
Betrokkenheid
Niet alleen de leidinggevende die verantwoordelijk is voor de vacature wordt via het systeem bij iedere selectieronde betrokken, maar ook de selectiecommissie voor de betreffende vacature. De centrale HR afdeling zorgt op basis van de terugkoppeling uit de deelorganisaties voor de (batchgewijze) afwijzing of uitnodiging van kandidaten. Daarnaast kunnen kandidaten tijdelijk in reserve worden gehouden of in de kandidatenportefeuille worden geplaatst, waarbij de bevestiging hiervan door de HR afdeling wordt afgehandeld. Van A tot Z, van vacatureplaatsing tot aan de aanname van geselecteerde sollicitanten ondersteunt E-Recruiter het proces.
Toekomst
Gemeente Amsterdam kiest in eerste instantie voor de basis van het werving- en selectieproces, vanwege de complexiteit van de organisatie en de vele honderden betrokkenen. Na succesvolle integratie zullen de mogelijkheden die Jobsrepublic biedt op het gebied van matching met kandidatenbanken en aansluiting met de gemeentelijke mobiliteitsprocessen onder de loep worden genomen.
